Executive Assistant to the CEO / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Als Executive Assistant des CEO bist du weit mehr als klassische Assistenz:

Du bist Sparringspartner:in, Strukturgeber:in und zentrale Steuerungsinstanz für Themen auf CEO-Level.

In enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit dem CEO sorgst du dafür, dass Fokus, Qualität und Umsetzung auf höchstem Niveau stattfinden. Dabei übernimmst du eine zentrale Rolle als strategische und organisatorische Schnittstelle auf Executive-Ebene.

Mit deinem klaren Blick für Prioritäten, Zusammenhänge und Wirkung bereitest du Entscheidungen aktiv vor und treibst deren Umsetzung wirksam voran.

• Aktives Mitdenken, Strukturieren komplexer Themen und Vorbereitung von Entscheidungen
• Komplexe Inhalte so auf den Punkt bringen, dass daraus klare nächste Schritte entstehen
• Hinterfragen, priorisieren und Themen früh erkennen, bevor sie kritisch werden

• Steuerung von Kalender, Zeit und Prioritäten des CEO mit klarem Blick für das Wesentliche
• Vorausschauende Planung von Meetings, Reisen und Arbeitsrhythmen
• Sicherstellen, dass Zeit dort eingesetzt wird, wo sie wirklich Wirkung entfaltet

• Enge Zusammenarbeit mit Top-Management, Gesellschaftern und externen Partnern
• Souveräne Kommunikation – klar, professionell und mit dem richtigen Gespür für Situationen
• Zentrale Anlaufstelle für Themen auf Executive-Ebene

• Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings (Agenda, Unterlagen, Erwartungen)
• Dranbleiben bei Entscheidungen, To-dos und Verantwortlichkeiten
• Für Klarheit sorgen und Themen zuverlässig in die Umsetzung bringen

• Mitarbeit an strategischen und operativen Sonderthemen
• Initiativen strukturieren, nachverfolgen und koordinieren
• Prozesse, Tools und Arbeitsweisen kontinuierlich weiterdenken und verbessern

• Souveräner Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Ruhe bewahren und den Überblick behalten – auch wenn es mal stressig wird
• Diskret, loyal und mit einem guten Gespür für Menschen und Situationen handeln

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Projektmanager:in oder in einer vergleichbaren Rolle im Top-Management-Umfeld (z. B. Beratung, Professional Services, Scale-up oder Konzern)
• Sehr starkes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, komplexe Themen strukturiert zu lösen
• Unternehmerisches Denken sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Proaktivität
• Fähigkeit, Prioritäten klar zu setzen und Dinge konsequent voranzutreiben
• Sehr klare, strukturierte und präzise Kommunikation auf Deutsch und Englisch (verhandlungssicher)
• Hohe digitale Kompetenz (M365, Kollaborations-Tools, Präsentationen)
• Souveränes Auftreten kombiniert mit Pragmatismus und Umsetzungsstärke
• Diskretion, Integrität und ein ausgeprägtes Gespür für Situationen und Menschen

• Flexible Arbeitszeiten: Wir schätzen Work-Life-Balance mit 30 Urlaubstagen, flexible Arbeitszeiten sowie ein hybrides Arbeitsmodell
• Weiterentwicklung: Wir bieten spannende Aufgaben und stetige Weiterentwicklung in einer Organisationskultur, in der der Status Quo auch hinterfragt werden darf
• Tolle Arbeitsatmosphäre: Dich erwartet eine tolle Arbeitsatmosphäre in einem lockeren und humorvollen aber auch anspruchsvollen und professionellen Team
• Moderner Arbeitsplatz: Bei uns hast Du einen modernen Arbeitsplatz in schöner Lage
• Miteinander: Du findest bei uns ein entspanntes Miteinander mit direkter Kommunikation, Wertschätzung und regelmäßigen Teamevents
• Benefits & Extras: Wir bieten Dir vielseitige Mitarbeiter-Benefits (z.B. JobRad, Mitarbeiter-Rabatte auf Reisen, VWL-Zuschuss, betriebliche Altersvorsorge)